근로계약서 미작성시 ‘과태료 500만 원’? 사장님이 꼭 알아야 할 체크리스트

"직원이 갑자기 퇴사하더니, 임금체불로 신고해 버렸어요!"

사장님, 혹시 이런 당황스러운 상황을 경험하신 적 있으신가요? 아마 많은 사장님께서 "꼬박꼬박 월급만 잘 챙겨주면 문제 될 거 없잖아?" 라고 생각하실지도 모릅니다. 하지만 이런 안일한 생각이 나중에 큰 발목을 잡을 수 있는데요. 실제로 2024년 고용노동부 현장 점검에서 80%가 넘는 사업장이 근로계약서 위반으로 적발되었습니다.

문제의 시작은 '제대로 작성하고 나눠주지 않은 근로계약서 한 장' 때문입니다. 근로기준법 17조에는 직원을 단 하루만 고용하더라도 서면 근로계약서 작성을 의무화하고 있어서, 이를 어기면 사장님께서 법적 책임을 지게 되는데요.

오늘은 근로계약서 미작성이 불러올 수 있는 실제 위험들과, 이러한 위험으로부터 사장님과 소중한 사업체를 안전하게 지키기 위해 지금 당장 무엇을 해야 하는지 명확하게 알려드리겠습니다.

근로계약서 미작성, 사장님이 겪을 수 있는 실제 위험 리스크

그렇다면 제대로 작성하고 나눠주지 않은 근로계약서 한 장 때문에, 구체적으로 어떤 일들이 벌어질 수 있을까요? 실제 사장님들이 자주 겪게 되는 3가지 상황을 살펴보겠습니다.

사례 1: 직원 1명당 최대 500만 원! 과태료 폭탄 맞을 수 있어요

근로감독관이 가장 먼저 확인하는 것 중 하나가 바로 '근로계약서 작성 및 나눠줬는지 여부'입니다. 만약 알바생이나 단기 직원을 고용하면서 주요 근로조건을 서면으로 나눠주지 않았다면, 근로기준법에 따라 각 직원 1명당 최대 500만 원의 과태료가 부과될 수 있습니다. 직원 수에 따라 금액은 순식간에 수백, 수천만 원으로 불어날 수 있어 각별한 주의가 필요합니다.

"월급은 제때 잘 챙겨줬으니 괜찮겠지"라는 생각은 매우 위험합니다. 임금 지급과는 별개로, 근로계약서를 서면으로 작성하고 직원에게 나눠주는 것은 법으로 정해진 사장님의 기본적인 의무이기 때문입니다. 이 과태료는 사업장 규모나 직원의 근무 기간과 관계없이 부과될 수 있어, 그야말로 '과태료 폭탄'이 되어 사업 운영에 큰 타격을 줄 수 있습니다.

사례 2: 주휴수당 "줬다 vs 안 줬다" 증명할 방법이 없어요

'주휴수당 분쟁'도 벌어질 수 있습니다. 주휴수당은 주 15시간 이상 근무하고 개근한 직원에게 지급해야 하는 법정 수당인데, 근로계약서에 근로 시간과 지급 조건이 명시되어 있지 않으면 "지급했다 vs 못 받았다"는 소모적인 다툼에 휘말리게 됩니다. 특히 퇴사한 직원이 "주휴수당을 한 번도 받지 못했다"고 주장하면, 사장님이 이를 반박할 증거 자료가 없어 매우 불리한 상황에 놓입니다.

"주휴수당 포함해서 급여 줬어요"라고 아무리 해명해도, 서면 계약서 없이는 법적 효력을 인정받기 어렵습니다. 결국 사장님이 지급한 주휴수당까지 다시 지급해야 하는 상황이 벌어질 수 있어, 예상치 못한 금전적 부담이 가중될 수 있습니다.

사례 3: 퇴사한 직원의 악의적 신고로 형사고발까지

'악의적인 신고'나 '끝나지 않는 분쟁'에 휘말리는 경우도 있습니다. 안타깝게도 일부 직원은 퇴사 과정에서 감정이 상했거나, 근로계약서가 없다는 점을 악용하여 실제 근무 조건과 다른 내용을 주장하며 문제를 제기하기도 합니다. 예를 들어, 약속했던 휴게시간을 인정하지 않거나, 실제보다 많은 야근을 주장하며 추가 수당을 요구하는 식입니다.

근로계약서 미작성과 임금체불은 사업주가 형사처벌을 받을 수도 있는 사항이기 때문에, 단순한 민사 분쟁을 넘어 형사고발까지 이어질 위험이 있습니다. 근로계약서가 없으면 근로조건을 증명할 방법이 마땅치 않아 끝나지 않는 분쟁이 되기 쉽고, 이 과정에서 변호사 비용, 시간 손실, 정신적 스트레스까지 감당해야 합니다.

사장님을 위한 근로계약서 작성 & 관리법 완벽 가이드

지금까지 근로계약서 미작성이 가져올 수 있는 리스크들을 살펴봤습니다. 많은 사장님께서 걱정이 드실 텐데요. 하지만 너무 걱정하지 마세요! '올바른 근로계약서 한 장'으로 충분히 예방할 수 있습니다. 지금부터 복잡하게 느껴졌던 근로계약서 작성과 관리를 쉽고 확실하게 해결할 수 있는 3단계 가이드를 알려드리겠습니다.

STEP 1: 출근 전 작성 완료 & 3년 보관

근로계약서는 직원이 첫 업무를 시작하기 전에, 또는 최소한 첫날 업무를 시작하자마자 바로 근로계약서를 '서면'으로 꼼꼼히 작성하고, 직원에게 그 내용을 충분히 설명한 뒤 반드시 1부를 나눠줘야 합니다. '근로계약을 맺을 때 근로자에게 명시된 서면을 나눠줘야 한다'고 법에서 명시하고 있기 때문입니다. 심지어 하루만 일하는 단기 알바라도 예외는 없습니다.

또한 근로계약서는 사장님과 직원이 각각 1부씩 보관해야 합니다. 직원이 필요 없다고 해도 반드시 나눠줘야 하며, 나눠준 사실을 증명할 수 있도록 서명이나 받았다는 확인을 받아두는 것이 좋습니다. 그리고 작성 완료 후에는 반드시 3년간 보관해야 합니다. 퇴사일로부터 3년이 지나야 버릴 수 있으니, 체계적인 문서 관리가 필요합니다.

STEP 2: 근로계약서 작성할 때, 5가지는 반드시 넣으세요!

근로계약서에 반드시 포함되어야 할 필수 항목들이 있습니다. 근로기준법 제17조에는 근로계약서에 임금, 근로 시간, 휴일, 연차, 유급휴가 등의 내용을 명시해야 한다고 정하고 있습니다. 이 중 하나라도 빠뜨리면 과태료가 부과될 수 있기 때문에 주의가 필요합니다.

• 임금 - 월급 총액뿐만 아니라, 기본급, 각종 수당의 구체적인 구성 내용, 계산 방법, 그리고 지급 방법과 매월 임금을 주는 날까지 명확하게 써야 합니다.

• 근로 시간 - 하루에 몇 시간, 일주일에 총 몇 시간을 근무하는지, 업무 시작 시간과 끝나는 시간, 그리고 휴게시간을 분 단위까지 정확히 명시해야 합니다. 이는 나중에 야근수당 계산 등의 기준이 됩니다.

• 주휴일 및 연차휴가 - 법적으로 보장되는 주휴일과 연차휴가에 관한 사항을 명시해야 합니다. 연차휴가는 근로기준법에 따라 준다는 원칙으로 써넣습니다.

• 일하는 장소와 맡을 업무 - 직원이 실제로 근무하게 될 사업장 주소와 맡게 될 주요 업무 내용을 구체적으로 작성해야 합니다. 업무 범위가 명확해야 불필요한 갈등을 줄일 수 있습니다. 기간제 또는 단시간 근로자의 경우에는 근로계약 기간, 근로일 및 근로일별 근로 시간 등을 추가로 반드시 명시해야 합니다.

STEP 3: 전자근로계약서도 OK!

전자문서 및 전자거래 기본법에 따라 당사자 간의 합의가 있고 법적 요건을 제대로 갖춘 전자근로계약서는 기존의 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 인정받습니다. 오히려 잃어버릴 위험 없이 안전하게 보관할 수 있고, 필요할 때 언제든 쉽게 찾아볼 수 있으며, 종이와 인쇄 비용까지 아낄 수 있어 여러모로 효율적입니다.

다만 전자근로계약서를 사용할 때는 반드시 직원이 내용을 제대로 확인하고 동의했다는 것을 증명할 수 있어야 합니다. 단순히 이메일로 보내는 것이 아니라, 본인 확인과 전자서명이 가능한 검증된 플랫폼을 사용하는 것이 안전합니다. 또한, 작성된 계약서를 직원이 언제든지 확인하고 자신의 기기에 저장할 수 있도록 지원해야 하며, 데이터의 위조 방지 및 안전한 보관 기능도 필수입니다.

사장님들이 가장 궁금해하는 근로계약서 Q&A TOP 5

지금까지 근로계약서 작성과 관리의 핵심 3단계를 알아봤습니다. 하지만 실제로 사업장을 운영하다 보면 예상치 못한 상황들이 생기기 마련이죠.

그래서 실제 사장님들로부터 가장 많이 받는 질문 5가지를 정리해 봤습니다. 하나씩 확인해 보시고, 우리 가게 상황에 맞는 해답을 찾아보세요!

Q1. 계약서 안 쓰고 6개월 이상 알바 고용 중인데, 지금이라도 쓰면 문제없을까요?

A: 소급 작성은 원칙적으로 불가능하지만, 지금이라도 반드시 작성하세요!

안타깝게도 이미 6개월간 근로계약서 없이 고용했다면, 그 기간에 대한 법적 위험은 여전히 남아 있습니다. 뒤늦게 작성하는 것은 원칙적으로 불가하며, 미작성 기간에 대한 위험은 여전히 존재합니다. 하지만 지금이라도 계약서를 작성하는 것이 매우 중요합니다.

현재 시점부터라도 근로계약서를 작성하면 앞으로의 위험은 막을 수 있고, 만약 나중에 분쟁이 생겼을 때 "개선하려는 의지가 있었다"는 점을 보여줄 수 있습니다. 더 늦기 전에 지금 당장 기존 직원들과 근로계약서를 작성하고, 새로 뽑는 직원부터는 반드시 출근 전에 계약서를 완료하세요. 미루면 미룰수록 위험만 커집니다.

Q2. 주휴수당 때문에 계약서 안 쓰고 싶다는 사장님도 많던데요?

A: 이는 명백한 법 위반이며, 오히려 더 큰 손해를 부를 수 있습니다!

주휴수당을 피하려고 근로계약서를 작성하지 않는 것은 매우 위험한 생각입니다. 주휴수당은 주 15시간 이상 근무하고 개근한 직원에게 지급해야 하는 법정 의무 사항으로, 근로계약서 유무와 관계없이 반드시 지급해야 합니다. 주휴수당 기준을 충족했는데도 지급하지 않으면, 임금체불로 여겨질 수 있습니다.

오히려 근로계약서가 없으면 주휴수당을 줬는지 안 줬는지 증명할 방법이 없어, 퇴사한 직원이 "한 번도 받지 못했다"고 주장할 때 사장님이 매우 불리해집니다. 근로계약서에 주휴수당을 주는 조건과 방법을 명확히 써두면, 불필요한 분쟁을 예방하고 사장님을 보호하는 확실한 증거가 됩니다. 주휴수당은 피할 수 없는 법적 의무이니, 투명하게 계약서에 명시하는 것이 현명합니다.

Q3. 직원이 전자계약서 사용을 꺼리면 어떻게 해야 하나요?

A: 그럴 경우, 반드시 종이 근로계약서를 제공하셔야 합니다!

전자근로계약서는 사장님과 직원 모두가 동의해야만 사용할 수 있습니다. 특히 나이가 많은 직원이나 스마트폰 사용이 익숙하지 않은 분들은 전자계약서를 부담스러워할 수 있어요. 이런 경우 절대 강요해서는 안 되며, 기존 종이 계약서를 준비해서 나눠줘야 합니다.

다만 전자계약서의 장점을 친절하게 설명해 드리는 것이 좋습니다. "잃어버릴 위험이 없고, 언제든 스마트폰으로 확인할 수 있으며, 더 빠르고 간편하다"는 점을 말씀드리세요. 그래도 거부한다면 종이 계약서로 진행하셔야 합니다. 억지로 설득하려다가 불필요한 갈등을 만드는 것보다는 원만하게 합의하는 것이 바람직합니다.

Q4. 알바생이 먼저 그만둔다고 해서 계약서 못 썼는데, 그것도 문제가 되나요?

A: 네, 문제가 됩니다. 근로계약서 작성 의무는 사장님에게 있습니다!

근로계약서 작성 및 나눠주는 의무는 사용자(사장님)에게 있으며, 근로자의 의사와 관계없이 작성해야 합니다. 직원이 "급하게 그만둬야 해서 계약서는 나중에 할게요"라고 해도, 법적 책임은 고스란히 사장님에게 돌아옵니다. 심지어 갑작스럽게 무단으로 안 나오거나 연락이 안 되는 경우에도 마찬가지입니다.

채용 면접 때부터 "계약서 작성은 법정 의무 사항이라 반드시 출근 전에 완료해야 한다"고 명확히 안내하세요. 그리고 직원이 급하게 그만둔다고 해도 "계약서만큼은 꼭 작성하고 가시라"고 요청해야 합니다. 만약 직원이 일방적으로 나가버렸다면, 최소한 우편이나 문자로라도 근로조건을 알려줬다는 기록을 남겨두는 것이 좋습니다.

Q5. 하루만 일한 초단기 알바생도 근로계약서를 써야 하나요?

A: 네, 단 하루라도 근로계약서는 반드시 작성해야 합니다!

근로기준법에서는 근무 기간과 관계없이 모든 근로자에게 근로계약서 작성 의무가 적용된다고 명시하고 있습니다. 단기 이벤트 도우미, 단발성 배달 알바, 임시 청소 도우미 등 아무리 짧은 기간이라도 예외는 없습니다. 특히 단기 알바일수록 임금을 주는 방법, 근무 시간, 업무 내용 등에 대한 오해가 생기기 쉽습니다. "몇 시까지 일해야 하는지", "시급이 얼마인지", "언제 어떻게 돈을 받는지" 등을 명확히 적어두어야 불필요한 다툼을 막을 수 있습니다.

이럴 때를 대비해, 하루짜리 또는 프로젝트 단위의 초단기 근로에 맞는 간단한 형태의 근로계약서 양식을 미리 준비해 두시는 것이 현명합니다. 간단한 양식이라도 좋으니 반드시 법률에 맞게 서면으로 작성하고, 직원에게 1부를 나눠주세요. 번거롭더라도 사장님을 보호하는 가장 확실한 방법입니다.

안전한 사업은 근로계약서 체크부터 시작됩니다!

지금까지 근로계약서 미작성이 가져올 수 있는 심각한 위험들과 이를 예방하는 확실한 방법들을 살펴봤습니다. 근로계약서는 사장님과 직원 모두를 보호하는 가장 기본적이면서도 가장 중요한 안전장치입니다.

"매번 새로 계약서 작성하기에 번거롭다", "법적 기준에 맞는 계약서인지 확신이 서지 않는다"고 고민하고 계신다면, 키퍼의 근로계약서 서비스를 활용해 보세요. 1분 만에 소상공인 전문 노무사가 검증한 계약서로 간편하게 해결할 수 있습니다.

지금 당장 우리 가게 근로계약서부터 점검하고 정비해 보세요. 작은 실천 하나가 큰 위험으로부터 사장님의 소중한 사업을 지켜줄 것입니다!